Ingreso al sistema o Login
Al ingresar a controldocumentario.com y hacer click en Iniciar Sesión, se abrirá la siguiente pantalla:
Seleccione la solapa Proveedores
- CUIT/EMAIL: Ingrese su número de CUIT (sin puntos ni guiones) o Email (si es el usuario de un usuario proveedor).
- Clave: Es la contraseña que generó con el mail que registró en la plataforma. De no haber recibido el correo, comuníquese con nuestro equipo de soporte. Si no sabe u olvidó su contraseña, haga click en "¿Olvidó su contraseña?" para regenerarla.
Si trabaja para más de un cliente y tiene el mismo mail registrado, verá una lista desplegable para seleccionar el cliente con el que desea ingresar.
Recuperar contraseña
Si olvidó su contraseña, seleccione la opción “¿Olvidó su contraseña?” ubicada debajo del botón “Ingresar”. Una vez seleccionado, aparecerá la siguiente pantalla:
En el formulario indique el mail registrado en la plataforma, seleccione el cliente para quien carga documentación y confirme.
Recibirá las instrucciones para regenerar la clave. Asegúrese de revisar la bandeja de entrada, SPAM o correo no deseado.
Área de trabajo
Al ingresar a la plataforma estará ubicado por defecto en la solapa “Área de trabajo”.
Si aún no ha dado de alta sus recursos (Personal / Vehículos, Máquinas) diríjase a la solapa Recursos.
En el Área de Trabajo podrá filtrar y visualizar todos los requerimientos de su empresa y recursos. Para esto debe hacer click en el botón "Buscar" y opcionalmente modificar los filtros.
Los documentos estarán categorizados según el estado en que se encuentren:
- Rechazados
- Pendientes de envío
- Pendientes de recepción
- Anulados
- Sin novedad
- Recibidos
Además de ver los requerimientos, también podrá realizar las siguientes acciones de forma individual o masiva:
- Adjuntar
- Enviar
- Enviar sin novedad
- Generar
- Visualizar (esta acción no se puede usar de forma masiva)
Para visualizar los Requerimientos, deberá seleccionar un Sector (en caso que corresponda) y hacer click en el botón “Buscar”. Se verán dispuestos de la siguiente manera:
- Haciendo click en el nombre de cada columna es posible ordenarla alfabéticamente.
- Con los botones de selección es posible seleccionar con un solo click varios requerimientos a la vez.
El Buscador (Señalado con un recuadro amarillo en la imagen superior) le permite realizar una búsqueda avanzada por:
- Código o descripción (CUIT/CUIL o nombre del recurso / Código de maquinaria o descripción)
- Código empleador (CUIT)
Adjuntar documentación (Empresa, Empleados y Maquinaria)
Para adjuntar documentación deberá seguir los siguientes pasos:
1) Hacer click en el nombre del requerimiento (Recuadro amarillo).
Al hacer click se abrirá la siguiente pantalla donde podrá ver los detalles de dicho requerimiento.
2) Hacer click en “Adjuntar archivo”.
3) Hacer clic en el botón “Seleccionar archivo”.
4) Buscar el archivo en la computadora. Seleccionar, hacer click en abrir y luego en “Continuar”. Recuerde que el archivo debe estar en formato PDF, JPEG o JPG.
La herramienta muestra todos los recursos a los que se puede asociar el mismo documento y en el caso de que el archivo sea el mismo para todos podrá seleccionarlos y enviar todos los requerimientos para esos recursos en un solo paso.
5) Una vez cargado el documento volverá a “Detalle del requerimiento” (figura 4), en la parte inferior tiene la posibilidad de agregar un comentario. Por último, dar clic en el botón “Enviar” (Recuadro Amarillo) y después dar clic en el botón “Volver” (Recuadro Azul) para volver al Área de trabajo.
Control documentario guarda el estado del requerimiento en borradores automáticamente. De esta manera, en caso de que por error se dé click en “Volver” en lugar de “Enviar” NO se perderá el trabajo realizado hasta el momento, si no que podrá volver a ingresar al requerimiento en su último estado.
Documentación Rechazada
Visualizar el historial de requerimientos rechazados puede ser útil para conocer la razón del rechazo de cada uno de ellos. Para esto debe:
- Buscar el requerimiento deseado utilizando los filtros disponibles en el Área de trabajo.
- Hacer click en el nombre del Requerimiento, que lo llevará al “Detalle del requerimiento”.
En la parte inferior de esta ventana aparece el Historial del requerimiento. Alli figura la fecha, el estado, el nombre del usuario que rechazó la documentación y el Comentario que señala el motivo del rechazo.
La recepción y el rechazo de documentación es realizado por personal propio de su Cliente. Control Documentario únicamente provee la plataforma y el servicio técnico asociado a ella. Si desea información sobre el motivo del rechazo de documentos, debe comunicarse directamente con su Cliente.
Adjuntar documentación (Empresa, empleados y maquinaria) utilizando Primus Lens
Primus Lens es una herramienta que analiza y detecta información específica dentro de la documentación adjunta. En caso que en la documentación existan datos (DNI o CUIL) que pertenezcan a Personal que ya esté cargado en Control Documentario, Primus Lens los detectará y propondrá adjuntar dicho documento automáticamente.
Para hacerlo debe:
- Seleccionar el requerimiento que desee enviar.
- Adjuntar el archivo en formato PDF de texto.
- Primus Lens analizará el archivo y en caso que encuentre a los recursos afectados, mostrará una lista para tildar aquellos a los que desee adjuntarles la documentación.
- Enviar los requerimientos haciendo click en el botón “Enviar”.
Una imagen escaneada y guardada como .pdf NO es un PDF de texto. Si adjunta un documento con estas características, Primus Lens le informará que no puede leerlo y deberá continuar manualmente haciendo click en Continuar. Esto no afectará la recepción.
Anular envío de Documentación
En caso de haber enviado mal un documento, es posible anular el envío del mismo. Para hacerlo debe:
- En el área de trabajo, hacer click en el nombre del Requerimiento para ingresar “Detalle del requerimiento”.
- Hacer click en el botón “Anular Envío” (figura 1).
Sin novedad
El estado “Sin novedad” se utiliza para aquellos Requerimientos excepcionales cuya documentación no tiene que ser actualizada porque sigue vigente, o bien por que la vigencia se la otorgan a través de alguna capacitación o inducción (presencial). Para que el requerimiento no quede en estado “Pendiente de envío” y se contabilice como faltante de su parte (Proveedor), debe indicar que el requerimiento no posee documentos que necesiten ser actualizados.
Para hacerlo debe:
- Seleccionar el recurso haciendo click en cualquier parte de la fila del requerimiento.
- Hacer click en el botón “Sin novedad”.
- Opcionalmente, para agilizar la recepción de este tipo de documentos sugerimos agregar un comentario (figura 2).
Generación de Requerimientos
Un Requerimiento es una solicitud de documentación para un período determinado, que puede ser a nivel de la Empresa, del Personal o de Máquinas (Ejemplo: ART del Periodo 01/2019 para el Recurso Juan Pérez).
Se puede generar manualmente desde la solapa “Área de trabajo” siguiendo los siguientes pasos:
- Hacer click en el botón “Generar” (Recuadro amarillo).
- Se abrirá la ventana “Generar Requerimiento” donde se debe elegir:
- Tipo de Requerimiento (Empresa, Personal o Máquina)
- Sobre al cual pertenece el requerimiento
- Período del requerimiento
- Una vez seleccionados los campos, verá una lista de todos los recursos a los que se les pide dicho Requerimiento.
- Para finalizar, tilde el recurso deseado y luego haga click en el botón “Generar”.
Importante: Si observa un signo de admiración rojo (Recuadro amarillo), significa que ese Requerimiento ya está generado para ese Recurso.
Biblioteca
En esta solapa podrá ver toda la documentación que haya sido recibida por el Cliente.
Para poder visualizar los requerimientos deberá hacer click en el botón “Buscar”.
La herramienta le permite filtrar por:
- Sector
- Requerimiento (Tipo: Empresa, Personal o Máquina)
- Sobres
- Fecha
- Código o descripción (CUIT/CUIL o nombre del recurso / Código de maquinaria o descripción)
- Código del empleador (CUIT)
También le permite realizar una Búsqueda Avanzada por:
Parte mensual
El Parte mensual es la solicitud de todos los requerimientos con vencimiento mensual de forma masiva y en el período seleccionado.
Esta solapa se utilizará a partir del siguiente mes de haber dado de alta a los recursos (Personal o Máquinas).
Generar Parte Mensual
El Parte Mensual se deberá realizar de la siguiente manera:
- Ingresar los filtros o parámetros para los cuales se desea generar el parte.
- Seleccionar si se desea generar para Personal o Máquinas.
- Hacer click en el botón “Buscar” (Recuadro amarillo) y el sistema mostrará la lista de recursos de acuerdo con los filtros ingresados.
- Seleccionar los recursos para los cuales se quiera generar el parte mensual tildando la casilla del mes (Recuadro azul)y hacer click en el botón “Grabar Parte”(Recuadro amarillo)
Luego de grabar el parte aparecerán en “Área de trabajo” los requerimientos solicitados (en base a la parametrización realizada por el Cliente).
Recursos
En esta solapa podrá ver la lista de todos sus recursos cargados en el sistema, ya sean Personal o Máquinas. Para ver dicha lista debe:
- Seleccionar el filtro Personal o Máquina (Recuadro azul)
- Hacer click en el botón "Buscar" (Recuadro amarillo).
Al realizar los pasos anteriores aparecerán sus recursos, la herramienta le da la posibilidad de filtrarlos por:
- Estado (activo/inactivo)
- El Tipo de contratación
También tiene la opción de buscarlos por:
- Código del Recurso (DNI, Nombre/Patente),
- Código del empleador (CUIT).
Alta de recursos
Para dar de alta un nuevo recurso debe:
- Hacer click en el botón “Nuevo empleado/Nueva máquina” (Recuadro amarillo)
- Completar todos los campos teniendo en cuenta lo siguiente:
Información del recurso
- Seleccionar el país
- En caso del Personal, cargar el CUIL del empleado sin guiones, puntos ni espacios, en caso de Maquinaria cargar la Matrícula (N° Patente)
- En caso de Maquinaria, cargar la Matrícula (Patente) o N° de identificación de la misma, sin guiones, puntos ni espacios.
- El código de empleador refiere al CUIT del contratista o subcontratista.
- El código del propietario de la maquinaria refiere al CUIT del dueño de la máquina o vehículo.
Después de completar todos los campos del apartado “Información del recurso”, completar el apartado “Información Requerida”.
- En “Actividades” seleccionar la actividad de la empresa.
- En “Act. Adicionales” se selecciona el “Tipo de contratación” y el “Grupo de personal”.
En el caso de las máquinas se llenan los siguientes campos:
- La actividad de empresa
- La Actividad Adicional de la máquina (Tipo de vehículo).
Por último, al final de la pantalla se muestra:
- Para finalizar, hacer click en el botón “Grabar”. (Recuadro amarillo)
Dar de baja un recurso
Los usuarios Contratista y Cliente pueden dar de Baja a un recurso.
La Baja de un recurso puede generar requerimientos por desafectación que deberán ser subidos a la plataforma por el contratista. A su vez, tanto un Contratista como un Usuario Cliente pueden reactivar del recurso destildando la Baja del mismo.
Para dar de baja un recurso debe:
- Realizar la búsqueda del recurso
- Hacer click en el botón “Activo” (Recuadro amarillo).
- Se desplegará un cartel en el cuál se debe ingresar la fecha de la baja. Para finalizar hacer click en"Confirmar"
Exportación
En cualquier momento es posible exportar la información de los Recursos (personal o máquinas) en un archivo de Excel. Para esto debe:
- Realizar una búsqueda de los recursos de los cuales quiere la información
- Hacer click en el botón “Exportar Excel” (Recuadro amarillo).
- Hacer click en el botón "Aceptar". Se le indicará la cantidad de recursos que incluye el informe.
El archivo lo encontrará en la carpeta “Descargas” de su computadora. También es posible abrirlo desde la visualización de descargas si utiliza Google Chrome.
Asignar contratos a un recurso
Los contratos se asocian a los recursos para informar los sectores, plantas o dependencias del cliente a las cuales tiene permitido el acceso dicho recurso.
La asignación de contratos es individual, y debe realizarse tanto para el Personal como para la Maquinaria.
Para asignar un recurso a un Contrato, debe:
- Dirigirse a la solapa Recursos,
- Hacer click en Buscar,
- Hacer click en Editar.
- En la ventana “EDITANDO EMPLEADO”, encontrará el campo de Contrato -Recuadro azul-. Este campo despliega un listado con todos los contratos disponibles y deberá tildar los que correspondan.
- Dirigirse al final de la pantalla y tildar “si” para que la asignación quede confirmada.
- Para guardar los cambios, hacer click en el botón “Grabar” (Recuadro amarillo).
Este campo sólo corresponde para aquellos Contratistas que prestan servicio a Clientes que utilizan contratos.
Subcontratistas
Si su cliente tiene habilitada esta función, podrá indicar todas las empresas que tiene subcontratadas.
Alta de Subcontratistas
Para vincular una empresa subcontratista presione el botón “Nuevo Proveedor”.
Una vez dado de alta, deberá aguardar que su solicitud sea aprobada por un administrador.
Cuando la solicitud es aprobada, el subcontratista recibirá un email para ingresar a Control Documentario.
Sólo podrá ver al proveedor subcontratista en la solapa una vez sea aprobada su solicitud de vinculación.
Vinculación de Recursos
Sobre el listado de subcontratistas, seleccionando el botón de edición, podrá seleccionar todos los recursos del subcontratista que desea vincular a su empresa:
Recuerde que los recursos sólo pueden ser dados de alta por el subcontratista.
Visualización de estado de documentación
En la solapa de Vencimientos podrá ver el estado general de la documentación del subcontratista y si está habilitado para el ingreso a las plantas asignadas. Debe seleccionar en el primer menú, si desea ver el estado del subcontratista o el propio.
En el Área de Trabajo podrá ver los requerimientos y su estado, pero no podrá accionar sobre ellos.
El subcontratista debe ingresar a Control Documentario y cargar su propia documentación.
Vencimientos
En la solapa vencimientos Ud. podrá visualizar en tiempo real el estado de la documentación recepcionada a nivel Empresa, Recursos y Máquinas. También podrá consultar el estado de la documentación en los próximos días o semanas.
Esta solapa le permite filtrar los documentos que son o no mandatorios para el Control de Acceso. También le permite visualizar los empleados que han sido dados de baja.
Consulta
Para acceder a la información debe:
- Seleccionar el Sector en el primer menú desplegable (Si lo hubiese)
- Seleccionar si desea revisar el vencimiento de Personal o Máquinas
- Hacer click en el botón “Buscar”.
La pantalla le permite ver:
- Su Estado: Habilitado se muestra en Verde e Inhabilitado en Rojo
- El estado de la documentación a nivel Empresa, Recurso o Máquina.
Este Estado de forma predeterminada es mostrado al día de la fecha en que se hace la consulta. Puede hacer una proyección haciendo click en “Fecha de referencia” y colocar la fecha deseada.
Si posiciona el cursor sobre el nombre del Requerimiento, podrá ver el nombre completo, ya que el que se muestra por defecto está abreviado.
Ver información detallada del vencimiento
La información detallada en la pantalla de vencimientos le indicará las fechas de vigencia y caducidad de los documentos.
Para acceder a esta información debe hacer click en la fecha del vencimiento, -puede ser de Proveedor, Personal o Máquina- y de esta manera verá la siguiente ventana (Recuadro azul):
Los datos que encontrará son:
- Requerimiento (Recuadro amarillo): Informa los datos del requerimiento cuyo vencimiento está siendo tenido en cuenta al momento de la consulta.
- Último enviado (Recuadro azul): Informa los datos del requerimiento enviado antes del detallado en “Requerimiento”. En caso de que este sea el único enviado, aparecerá el letrero “Este mismo”. Si se generó el requerimiento, pero no se ha enviado (Está pendiente de envío) verá el letrero “No enviado”.
Config
Desde la solapa Config puede Crear nuevos Usuarios o Visualizar los existentes. Además, es posible Modificar información y permisos de los usuarios, aún cuando estos estén inactivos.
Crear usuario
Para crear un nuevo Usuario debe hacer click en el botón “Nuevo usuario”. Al hacer esto se abrirá una ventana:
En esta ventana se debe tildar el Rol del nuevo usuario, los Sectores en los que puede ver y modificar documentación, así como también las Actividades y Sobres.
Modificaciones generales del usuario
En la fila de cada usuario, es posible realizar tareas como:
- Configurar si el usuario recibe o no alertas de Control Documentario
- Configurar si el usuario está o no activo en la plataforma
- Modificar la información general del usuario
- Resetear la contraseña del usuario
- Modificar los permisos
Permisos
Haciendo click en el texto “Permisos” en la fila de un usuario, se abrirá una ventana donde es posible visualizar y configurar de forma flexible los permisos de cada usuario. Para esto se debe tildar o destildar cada uno de los permisos que puede tener el usuario según su rol dentro de la plataforma.
